팀장리더십 수업: 발생형 과제 발굴방법 1

1. 시작 글

 

 이번 글은 팀장이 과제 발굴에 있어서 어려움을 해소하기 위해서 목표 설정 시 과제를 발굴하는 방법을 소개함으로써 팀장 리더십의 발휘를 돕는데 목적이 있습니다. 팀장은 조직에서 성과창출의 최일선에서 목표다운 목표를 설정하여 성과창출을 책임지는 존재입니다. 이런 이유로, 팀장은 무거운 책임감은 말할 것도 없고 심적 부담 역시 큰 게 현실입니다. 그런데,  목표 설정 혹은 성과향상에 있어서 가장 중요한 부분이 과제를 발굴하는 것인데, 팀장은 어떻게 과제를 발굴해야 하는지 잘 알지 못하여 팀장 리더십의 발휘 문제에 직면할 수 있습니다. 일반적으로, 팀장이 조직 내에서 목표 설정 시 과제를 발굴하는 방식은 크게 자체적으로 발굴하는 방식과 브레인스토밍 방법을 이용하여 발굴하는 방식으로 구분됩니다. 구체적으로, 자체적으로 과제를 발굴하는 방식은 현재 수행하고 있는 고유업무의 개선 요구사항과 외부 이해관계자의 개선 요구사항을 파악함으로써 과제를 발굴하는 방법을 의미합니다. 반면에, 브레인스토밍을 이용하여 과제를 발굴하는 방식은 팀 구성원의 집단지성을 이용하여 과제를 발굴하는 방법입니다. 다시, 고유업무의 개선 요구사항 파악으로부터 발생형 및 탐색형 과제가 발굴되고, 외부 이해관계자의 요구사항 파악으로부터 역시 발생형 및 탐색형 과제가 발굴됩니다. 또한, 브레인스토밍 방식을 이용한 과제 발굴 방식 역시 발생형 및 탐색형 과제를 발굴하는 데애 이용됩니다. 이번 글은 과제의 발굴 방식 중에서 팀장이 고유업무가 개선을 요구하는 사항, 즉 문제를 바탕으로 팀장이 자체적으로 발생형 과제를 발굴하는 방식에 대해서 살펴보겠습니다. 또한, 팀장의 발생형 과제의 발굴 능력은 팀장의 리더십 발휘를 촉진합니다.

 

2. 발생형 과제의 발굴 방법

1) 발생형 과제의 이해

 

 발생형 과제는 업무상의 발생형 문제를 해결하기 위한 개선과제를 의미합니다. 발생형 문제는 현재의 업무나 성과가 정상적인 수준 혹은 현상태에 미치지 못하고 있는 것을 의미합니다. 주의할 점은 '팀장은 발생한 문제, 즉 목표수준의 미달 문제를 해결하더라도 이는 정상적인 수준의 목표 수준을 회복한 것에 지나지 않는다'는 것입니다. 즉, 팀장이 발생형 과제를 발굴한다는 것은 '성과를 향상하는 것이 아니라 부진한 성과의 수준을 정상적인 상태로 회복한다는 것'을 의미합니다. 이런 이유로, 발행형 문제의 해결은 '성과향상이 아닌 성과의 하락을 최소화하는 것'을 시사합니다. 그럼에도 불구하고, 발생형 과제를 통한 발생형 문제의 해결은 성과향상을 위한 근간이 되기에 팀장은 발생형 과제를 발굴하여 실행해야만 합니다. 이와 같이, 팀장이 발생형 문제를 해결하기 위해서 발생형 과제를 발굴하는 것은 팀장의 리더십 발휘를 촉진합니다.

 

2) 발생형 과제 발굴 프로세스

 

 발생형 과제를 발굴하는 방식은 QCD측면에서 현재의 업무수행 방법이나 절차가 절대적 수준 혹은 정상적인 상태로 최적화 되어 있는가를 검토하는 방식입니다. 먼저, 팀장은 발생형 문제를 해결하기 위해서, 즉 발생형 과제를 발굴하기 위해서 QCD관점에서 현재 수행하고 있는 고유업무에 대해서 질문을 던집니다. 즉, 팀장은 "현재 우리 팀이 수행하고 있는 업무는 QCD(품질, 원가, 납기) 측면에서 문제가 되고 있는 것은 없는가?"에 대해서 질문을 던지고 스스로 답을 구합니다. 구체적으로, 팀장은 발생형 과제를 발굴하기 위해서 품질(Quality) 측면에서 "현재 우리 팀이 수행하고 있는 업무는 정확도, 즉 완성도, 방법, 그리고 절차 측면에서 문제가 없는가?"를, 비용(Cost) 측면에서 "현재 우리 팀이 수행하고 있는 업무는 자주 야근 혹은 특근을 초래하거나 회사의 자금이나 원재료 등을 지나치게 사용하고 있지는 않는가?" 혹은 "우리 팀이 수행하고 있는 업무에서 낭비요인, 즉 너무 많은 시간이나 노력 혹은 비용이 투입되고 있는 것은 없는가?"를, 그리고 납기(Delivery) 측면에서 "우리 팀이 현재 수행하고 있는 업무는 업무의 보고일자, 즉 납기를 잘 준수하고 있는가?" 혹은 "현재 우리 팀은 업무의 보고일자나 납기를 잘 준수하지 못하여 지적을 받은 적은 없는가?" 등에 대해서 질문을 던집니다. 다음으로, 팀장은 QCD질문을 통해서 스스로 얻은 답변으로부터 발생형 문제를 발견하면 개선과제로 발굴합니다. 또한, 발생형 문제를 발견한다는 것은 현재의 업무성과가 정상적인 상태에 미치지 못한다는 것을 의미합니다. 가령, 회계팀장이 현재 수행하고 있는 고유업무에 대해서 QCD질문을 던진 결과, 경영실적보고 업무가 월 마감 후 익월 말에 이루어지고 있다는 것을 발견하였다면, 회계팀장은 현재 수행하고 있는 경영실적보고 업무의 보고일자가 정상적인 상태, 즉 월 마감 후 익월 15일 이내에서 크게 벗어나고 있음에 문제를 제기하고 '경영실적 보고일자 단축'을 발생형 과제로 발굴해야 합니다. 이런 맥락에서, 발생형 과제의 발굴은 현재의 업무 혹은 성과를 정상적인 상태 혹은 현상태 수준으로 회복하도록 하는 결정요인입니다. 이와 같이, 팀장은 목표 설정에 있어서 QCD질문을 이용하여 고유업무의 개선 요구사항을 파악하여 발생형 과제를 발굴함으로써 팀장의 리더십을 발휘합니다.

 

3. 맺음 글

 

 이상에서, 목표설정시 팀장이 발생형 과제를 발굴하는 방법에 대해서 살펴보았습니다. 발생형 과제는 팀장이 팀 업무상의 발생형 문제를 해결하기 위해서 발굴한 '현상 회복형 개선과제'를 의미하기에 팀장은 발생형 문제를 해결함으로써 성과를 향상했다고 생각해서는 안되며, 단지 성과의 하락을 최소화시켰다고 인식해야 합니다. 또한, 발생형 과제는 팀이 현재 수행하고 있는 팀의 고유업무가 QCD측면에서 문제가 없는가에 대해서 질문을 던짐으로써 발굴됩니다. 만일, 팀장이 QCD질문을 던진 결과 현재 수행하고 있는 팀의 업무 혹은 성과가 정상적인 상태에 미치지 못하여 문제가 있는 것으로 나타난다면, 팀의 고유업무는 QCD측면에서 개선 즉, 과제의 발굴을 요구하고 있는 것입니다. 이런 맥락에서, 발생형 과제는 팀이 현재 수행하고 있는 고유업무에 대해서 QCD질문을 던질 결과 나타나는 문제, 즉 고유업무가 개선을 요구사항에서 비롯되는 것입니다. 결과적으로, 고유업무의 개선 요구사항은 문제이자 곧 개선 혹은 해결해야 할 과제가 되는 것입니다. 이와 같이, 팀장이 팀의 고유업무에 대해서 QCD 질문을 통해서 발생형 과제를 발굴한다는 것은 팀의 성과를 정상적인 상태 혹은 현상태로 회복하도록 함으로써 팀장의 리더십 발휘를 촉진합니다. 따라서, 팀장은 문제의식을 바탕으로 발생형 문제 해결을 위한 발생형 과제를 발굴하는 데에 집중함으로써 팀장의 리더십을 발휘해야 합니다.  끝.

 

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