목표로서의 과제 발굴을 위한 방법론1

1. 시작 글

 

 팀 혹은 개인은 일반적으로 팀 혹은 개인의 업무개선 요구사항을 먼저 파악한 후에 과제를 발굴합니다. 물론, 팀 혹은 개인은 업무개선 요구사항을 파악하기 위해서 QCD 질문법을 이용합니다. 이런 이유로, 과제(정) 형 목표의 원천이 되는 과제는 팀 혹은 개인이 고유의 업무를 수행함에 있어서 성과향상을 위해서 개선 혹은 해결해야 하는 업무상의 문제, 즉 고유업무가 개선을 요구하는 사항 그리고 대표자나 상사 등의 외부 이해관계자가 평소 개선 혹은 해결을 요구했던 사항을 바탕으로 도출됩니다. 중점과제 혹은 과제(정) 형 목표로서의 과제는 팀 혹은 개인이 QCD관점에서 고유업무의 수행을 통해서  상위 조직이나 팀의 성과향상에 직접적이고 효과적으로 더 많이 기여할 수 있거나 내부 및 외부 고객의 요구사항을 더 많이 충족시킬 수 있어야 합니다. 이런 맥락에서, 중점과제로서의 과제(정) 형 목표 혹은 과제는 구체적인 업무로 제시되어야 합니다. 이런 이유로, 팀 혹은 개인은 정기적이고 반복적으로 수행하는 일정적인 고유업무나 외부 요구사항을 과제로 발굴해서는 안 되는 것입니다. 아래서에서는 팀 혹은 개인이 과제(정) 형 목표 혹은 중점과제로서의 과제를 발굴하기 위해서 가장 먼저 실시해야 하는 업무개선 요구사항의 파악 그리고 이를 위해서 던져야 하는 질문법에 대해서 살펴보겠습니다.

 

2. 업무개선 요구사항의 파악

1) 업무개선 요구사항의 의미

 

 업무개선 요구사항은 '과제의 원천, 즉 본연의 고유업무 자체의 개선 요구사항 그리고 대표자나 상사 등의 외부 이해관계자의 개선 요구사항'을 의미합니다. 구체적으로, 업무개선 요구사항은 '과제의 원천으로서 팀 혹은 개인이 핵심 성과목표를 완수하기 위해서 업무상의 문제를 해결하거나 개선하기 위해서 특별하게 수행해야 하는 업무나 과제 혹은 수행하고 있는 업무가 직면하고 있는 현실적인 문제를 해결 혹은 개선하기 위한 과제'를 의미합니다. 팀의 리더 혹은 개인은 상위 조직 혹은 팀의 성과향상에 직접적이고 효과적으로 기여할 수 있는 과제를 발굴하기 위해서 수행하고 있는 업무에 문제는 없는지 문제를 제기하고 개선 혹은 해결이 필요한 업무개선 요구사항을 파악하고 정리해야 합니다. 이와 같이, 과제의 발굴은 업무가 팀 혹은 개인에게 개선 혹은 해결하라고 요구하는 업무상의 개선 요구사항을 파악하는 것으로 시작합니다.

 

2) 사례

 

 팀 혹은 개인은 기본적으로 팀 혹은 개인의 업무개선 요구사항을 파악하는 것으로 과제의 발굴을 시작합니다. 업무개선 요구사항은 팀 혹은 개인이 성과향상을 위해서 고유업무에서 개선 혹은 해결했으면 하는 문제 혹은 과제, 즉 고유업무의 개선 요구사항 그리고 대표자나 상사의 평소 강조사항 및 고객의 개선 요구사항 등 고유업무의 개선 요구사항과 외부 개선 요구사항으로 구분됩니다. 먼저, 고유업무의 개선 요구사항은 '팀의 미션 혹은 개인의 직무 미션에서 비롯되는 업무분장서 상의 고유업무(과업:Task)에 대한 개선 요구사항'을 의미합니다. 조직에서, 팀 혹은 개인은 정기적이고 반복적으로 발생하는 고유업무의 수행을 통해서 상위 조직 혹은 팀이 성과향상에 직접적이고 효과적으로 기여하게 됩니다. 이런 이유로, 팀 혹은 개인은 수행하고 있는 고유업무에 문제가 있다면 문제를 해결할 수 있는 방안을 과제로 선정하여 실행함으로써 성과향상에 기여해야 합니다. 가령, 인사팀은 성과평가와 보상 그리고 핵심인재의 유지 등의 고유업무를 수행합니다. 인사팀은 고유업무를 토대로 성과평가제도의 개선, 보상제도의 개선, 경력사원의 안정적 운영, 그리고 핵심인재의 유지 등을 중점과제로 선정하여 실행함으로써 조직의 성과향상에 기여합니다. 다음으로, 외부 개선 요구사항은 '평소 대표자나 상사의 강조 혹은 지시사항, 내부고객인 타 부서 혹은 직원들의 불만사항, 그리고 외부고객인 고객의 불만사항'등을 의미합니다. 이와 같이, 팀 혹은 개인은 고유업무로부터의 개선 요구사항과 외부 개선 요구사항의 파악을 통해서 과제를 발굴합니다. 따라서, 성과를 내는 팀 혹은 개인은 과제를 발굴하기 업무가 요구하는 개선사항을 파악하는 데에 집중합니다.

 

3) 과제 발굴을 위한 질문법

 

 팀 혹은 개인은 과제를 발굴하기 위해서 업무가 요구하는 개선사항의 파악을 마쳤다면, 그다음에 제일 먼저 해야 할 일은 상위 조직 혹은 팀의 성과향상을 위해서 반드시 수행해야 하는 특별한 활동인 과제를 발굴하는 것입니다. 그렇다면, 팀 혹은 개인은 어디에서 그리고 어떻게 과제를 발굴해야 하는 것입니까? 네, 앞서 살펴본 바와 같이 팀 혹은 개인은 업무개선 요구사항에 대해서 QCD관점에서 질문을 던짐으로써 과제를 발굴합니다. 가령, 팀 혹은 개인은 우리 팀 혹은 자신의 직무 미션의 완수를 위해서 "현재 수행하고 있는 업무는 QCD측면에서 문제가 되고 있는 것은 없는가?", "현재 수행하고 있는 업무는 QCD측면에서 더욱 개선할 것은 없는가?", "현재 수행하고 있는 업무는 QCD측면에서 문제의 발생을 원천적으로 예방할 수는 없는가?", 그리고 "대표자나 상사 그리고 고객이 평소에 개선 혹은 해결하라고 요구하고 있는 사항은 없는가?" 등의 질문을 QCD(품질, 원가, 납기) 관점에서 던짐으로써 업무개선 요구사항, 즉 발생형, 탐색형, 그리고 설정형 문제를 파악함으로써 이를 해결하기 위한 과제의 발굴을 시작합니다. 팀 혹은 개인이 문제의식을 바탕으로 과제의 발굴을 시작하는 것은 성과를 내려면 "목표는 바람직한 희망이 아니라 구체적인 업무로 제시되어야 한다"라고 강조한 피터 드러커의 주장과 일맥상통합니다. 가령, 기획팀장은 “우리 팀의 수행하고 있는 고유업무인 경영실적 보고가 보고일자, 즉 납기 부분에 대해서는 문제가 없는가?”에 대해서 질문을 던지고 문제가 있다면 이를 개선 혹은 해결하기 위해서 “경영실적 보고일자 단출”을 과제로 발굴합니다. 이와 같이, 팀 혹은 개인은 과제를 발굴하기 위해서 QCD질문법을 활용합니다. 따라서, 성과를 내는 팀 혹은 개인은 수행하고 있는 업무에서 과제를 발굴하기 위해서 QCD관점에서 질문을 던집니다.

 

3. 맺음 글

 

이상에서, 팀 혹은 개인이 업무목표로서의 과제를 발굴하는 방법에 대해서 살펴보았습니다. 팀 혹은 개인은 과제를 발굴하기 위해서 업무개선 요구사항을 먼저 파악합니다. 이를 위해서, 팀 혹은 개인은 업무개선 요구사항에 대해서 QCD 관점에서 질문을 던집니다. 이와 같이, 팀 혹은 개인은 고유업무로부터의 개선 요구사항과 외부 개선 요구사항의 파악을 통해서 과제를 발굴합니다. 따라서, 성과를 내는 팀 혹은 개인은 QCD질문법을 활용하여 업무가 요구하는 개선사항, 즉 과제를 발굴하는데 집중합니다. 또한, 성과를 내는 팀 혹은 개인은 개선형 과제의 발굴에 집중합니다.   끝.

 

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