최종 평가전 평가 면담 실시 방법론: 3단계 6가지 질문

1. 목적

 

 최종 평가전 평가 면담은 최종 평가 면담 전에 실시하는 면담으로서, 피평가자가 한 해 동안 자신의 성과 혹은 업적에 대해서 스스로 발언하고 성찰할 시간을 부여하며, 자신의 평가등급을 미리 예상하고 최종 평가 결과를 수용할 마음의 준비를 하도록 하는데 목적을 둡니다. 최종 평가전 평가 면담은 면담을 실시하는 1단계, 평과 결과에 동의하고 수용하는 2단계, 그리고 면담을 사후 관리하는 3단계로 구성됩니다. 다시, 1단계는 성과 수준의 점검, 수행 과정의 잘한 점, 그리고 수행과정의 아쉬운 점 등을 파악하는 3단계로 세분화됩니다. 최종 평가전 평가 면담의 3단계 중 가장 중요한 단계는 1단계입니다. 그 이유는 1단계의 결과가 좋을 경우 피평가자는 평가결과를 수용하기 때문입니다.

 

2. 최종 평가전 평가 면담의 실시 방법: 3단계 6가지 질문

 

1) 1단계: 성과 혹은 목표 달성 수준 점검

 

 1단계에서 상사는 부하의 성과 수준을 점검하기 위한 질문을 던지고 부하는 답변합니다. 이 단계에서 상사는 부하의 성과에 대해 이러쿵저러쿵 이야기를 먼저 해서는 안되고, 팀원에게 질문하고 팀원의 입을 통해서 성과 수준에 대한 답을 듣습니다. 이때, 상사는 부하의 성과 수준을 점검하기 위해서 긍정 질문(홍대리! 한 해 동안 잘한 점(성과)은 무엇입니까?)을 던진 후, 부정 질문(홍대리! 상대적으로 아쉬운 점은 무엇입니까?)을 던집니다. 그 이유는 부하는 잘 한 점은 부각하고 잘못 한 점은 숨기기 때문입니다.

 

2) 2단계: 수행 과정의 잘한 점 파악

 

 1단계에서 상사는 먼저 "잘한 점(성과)은 무엇입니까?"의 긍정 질문으로 시작하여 부하의 성과를 파악하였습니다. 2단계에서 상사는 1단계에서의 질문을 이어갑니다. 가령, 상사는 부하가 성과를 내기 위해서 업무수행 과정에서 기울인 노력이나 외부여건의 도움은 없었는가를 파악하기 위해서 "홍대리! 성과를 내기 위해서 어떤 노력을 기울였습니까?" 그리고 "홍대리! 성과를 내는 과정에서 외부 여건의 도움은 무엇이 있었습니까?" 등의 질문을 던집니다.

 

3) 3단계: 수행 과정의 아쉬운 점 파악

 

 1단계에서 상사는 "상대적으로 아쉬운 점은 무엇입니까?"의 부정 질문을 통해서 부하의 아쉬웠던 점을 파악하였습니다. 3단계에서 상사는 1단계에서의 질문을 이어갑니다. 가령, 상사는 부하의 아쉬웠던 성과에 대해서 부하가 업무수행 과정에서 준비를 소홀히 한 사항은 없었는지 그리고 목표 실행을 방해한 장애요인은 없었는가를 파악하기 위해서 "홍대리! 준비가 부족했던 사항은 무엇이었습니까?", 그리고 " 홍대리! 목표 실행을 방해한 장애요인은 무엇이 있었습니까? 등의 질문을 던집니다.

 

4) 면담시 주의사항

 

 최종 평가전 평가 면담에서 상사는 면담 전에 팀원의 성과자료, 즉 목표 달성 수준 및 중점과제 추진현황 등을 미리 확인해야 합니다. 또한, 상사는 질문을 하고 부하 스스로 목표 달성 여부 혹은 결과와 과정을 답변하게 함으로써 성과를 확인해야 합니다. 게다가, 상사는 확인한 결과를 팀원이 동의하고 수용하게 끔 성찰의 시간을 주어야 합니다. 끝으로, 상사는 부하가 평가 결과를 어느 정도 예상할 수 있도록 평가등급에 대한 힌트를 살짝 줌으로써 최종 평가 면담(최종 통보)에서의 충격을 완화시켜 주어야 합니다.

 

5) 바람직 VS 최악의 면담 사례

 

가령, 만일 상사가 앞서 설명한 표준 프로세스대로 최종 평가전 평가 면담을 제대로 실시했다면, 부하는 "내가 깜박했었는데, 9월에 수행한 과제가 좀 문제가 있었구나. 큰 프로젝트였는데 올해는 A 이상 힘들겠는데, 그래 마음의 준비를 하자"라고 생각하면서 평가결과를 수용하게 될 것입니다. 반면에, 상사가 부하 스스로 자신의 성과 수준에 대해서 발언하고 성찰하도록 이끌지 못하고 "홍 대리! 올해 당신이 추진한 과제는 대부분 문제였고, 이 과제 혹은 업무는 작년보다 조금 나아졌는데 맞지?"라는 식으로 먼저 부하의 성과를 언급하게 되면, 부하는 "나는 한다고 했는데 팀장의 생각은 다르네. 최소 B는 기대했는데 C를 줄 모양이네. 그만둬야 하나."라고 생각하게 될 것입니다. 전자의 케이스는 바람직한 최종 평가전 평가 면담의 사례에 해당하고, 반면에 후자의 케이스는 최악의 면담 사례에 해당합니다.

 

3. 면담 후 주요사항

 

상사는 면담 종료 후 면담 결과를 피평가자인 부하가 문서로 작성하도록 해야 합니다. 그 이유는  부하의 언어와 문자로 정리해야 부하가 자기 평가 보고서를 작성하는 중에 다시 한번 고민하면서 성찰의 결과를 스스로 받아들이게 되기 때문입니다. 또한, 상사가 면담 결과를 모두 문서로 정리하는 것은 상사의 업무부담을 가중시키고, 이로 인해 면담을 꺼리게 되기 때문입니다. 물론, 면담 과정에서 상사는 팀원의 발언 내용을 메모해 두어야 합니다. 기록은 최종 평가 시 개관적인 평가 근거가 되기 때문입니다. 그렇다 하더라도, 상사는 부하가 자기 평가 보고서를 작성함에 따른 시간 확보를 통해서 면담 시 질문, 관찰과 기록, 그리고 피드백에 집중해야 합니다.

 

 이상에서, 최종 평가전 평가 면담의 목적과 프로세스, 면담 실시 방법, 그리고 면담 후 주의사항 등에 대해서 살펴보았습니다. 최종 평가전 평가 면담에서 핵심 포인트는 부하 스스로 자신의 성과현황에 대해서 스스로 말하게 하고 성찰의 시간을 부여함으로써 평가결과를 수용하게 하는 것입니다. 또한, 상사는 최종 평가전 면담에서 개방형 질문(HOW)을 사용한다는 점에 주의해야 합니다. 이는 최종 평가 면담에서 상사가 폐쇄형 질문을 사용하는 것과 대조적입니다. 최종 평가 면담에서 상사가 폐쇄형 질문을 이용하는 것은 부하가 자신에게 유리한 것 중심으로 답변하려는 자기 방어 본능을 차단하고 부하의 답변에 현혹되지 않기 위해서입니다. 최종 평가전 면담에서 상사가 1단계인 면담 실시과정에서 3단계 6가지의 질문을 던지는 이유는 먼저 팀장이 확인한 결과를 부하가 발언하고 성찰하게 함으로써 2단계에서 부하가 동의하고 수용하게 하는 데에 목적이 있습니다. 특히, 이는 1단계 중 1단계에서 팀원이 자신의 성과 추진현황에 대해서 자신의 발언을 통해 이실직고하였기 때문에 가능한 것입니다. 또한, 상사가 3단계 6가지의 질문을 던지는 이유는 상사는 면담 실시 끝부분에서 부하에게 예상되는 평가등급에 대해서도 살짝 힌트를 줌으로써 평가결과에 대해서 어느 정도 수용할 마음의 준비를 하도록 하는 데에 있습니다.    끝.