목표 실행점검 면담의 종류와 시기 및 절차와 방법

 이전 글에서 설정된 목표의 실행 후 중간점검의 정의와 중요성에 대해 살펴보았습니다. 애자일 방식으로 수립된 중점과제의 실행계획은 추진 단계에서 많은 문제에 직면하기 때문에 리더의 중간점검은 리더가 필연적으로 수행해야 하는 핵심 업무활동 중의 하나입니다. 그렇다면 리더는 목표 실행에 따른 중간점검을 왜 해야하는 것일까요? 리더는 실행 점검 면담 과정을 통해서 연초에 설정된 목표의 실행사항에 대한 진척상황, 즉 계획 대비 실행 수준의 파악, 면담 과정에서 담당자의 중점과제의 실행상의 어려움이나 애로사항의 청취 및 지도와 조언의 제공, 필요한 지원사항의 파악, 그리고 신규 입사 혹은 부서이동 및 경영환경의 변화에 따른 목표의 조정, 즉 과제형 목표로서의 중점과제의 변경이나 목표 수준의 상. 하향 조정을 위해서입니다. 결과적으로, 팀의 리더가 중간점검 혹은 중간평가를 하는 진정한 목적은 팀원의 목표 실행을 연말 평가 시점까지 방치하는 것이 아니라 제때에 점검하고 지도와 지원을 제공함으로써 성과향상을 이끄는 것입니다. 

 

1. 중간점검 면담의 종류와 시기

 

 실행 중간점검의 종류는 전사 차원과 팀 수준으로 구분됩니다. 전사 차원의 중간점검은 주로 경영회의를 통해 이루어지며, 반면에 팀 수준의 중간점검은 팀장과 팀원 간에 이루어집니다 .물론, 팀 리더는 팀 수준에서 중간점검을 실시함으로써 전사 차원의 중간점검 경영회의를 준비할 수 있습니다. 그렇다면, 팀 수준에서의 중간점검 면담의 빈도는 몇 번이 적절할까요? 상시 및 수시 점검 면담은 업무상황을 고려하여 탄력적으로 운영하고, 반기 중간점검 혹은 평가 면담은 반기 업무 결산 종료 후인 7월 중에 실시될 수 있습니다. 

 

1) 수시/상시 면담

 

 수시면담은 매일 실시하는 것을 의미하지만 바쁜 업무 현실에서 실행하기가 어렵습니다. 이런 이유로, 수시 면담은 주간업무 미팅 시나 결재와 보고를 받을 때 1:1 점검을 통해 이루어집니다. 상시 면담 시 리더는 전반적인 목표 추진 실적, 즉 진척 현황을 파악하고 중점과제의 실행 현황도 파악합니다. 반면에, 상시면담은 격월 주기로 점검을 실시하는 것을 의미합니다. 상시 및 수시면담에서 중요한 점은 업무 현실을 고려하여 탄력적으로 운영해야 한다는 것입니다.  

 

2) 반기 정기 중간점검 면담

 

 반기 중간점검 면담은 반기 업무마감 후 7월 중 이루어지는 점검을 의미합니다. 반기 정기 중간점검 면담 시 리더는 GROW코칭과 BEE 피드백 기법을 사용하여 중간실적을 점검하고 실적 부진 시 구성원의 문제 해결을 지원하고 필요한 지원방법을 모색해야 합니다. 

 

2. 정기 중간점검 면담 절차와 방법

 

 팀 리더는 면담을 통해서 실행 중간점검을 진행하게 됩니다. 그런데, 리더의 중간점검 면담 과정은 코칭의 4단계와 유사합니다. 따라서, 팀 리더는 코칭 4단계를 이용하여 중간점검 혹은 평가 면담을 진행하게 되는데, 특히 코칭 실시단계에서 팀장은 GROW코칭 대화법을 이용하여 면담을 매끄럽게 이끌면서 중간점검 면담의 목적을 달성해야 합니다. 

 

1) 정기 중간점검 면담 1단계_관찰

 

 면담 1단계는 관찰 단계입니다. 1단계에서, 리더는 면담을 위해서 팀원별 업무능력, 그리고 강점과 약점 등을 파악합니다. 

 

2) 정기 중간점검 면담 2단계_준비

 

 면담 2단계는 면담준비 단계입니다. 2단계에서, 리더는 먼저 팀원들과 사전에 일정을 조율한 후 팀원별로 중간점검 면담 일자를 확인하고 통보합니다. 팀원별 중간점검 면담 일자를 통보한 후, 리더는 팀원별로 진철도, 즉 목표 대비 실적을 점검합니다. 이때 리더는 팀원의 각 목표별 업무추진 현황에 대한 자료를 취합하여 목표 대비 실적을 확인한 후 성과가 부진한 경우 목표 대비 실적의 차이에 대해 원인을 분석하고 해결방법을 모색해야 합니다. 면담 2단계에서, 리더는 면담 준비를 위해서 팀원별 목표 설정서, 실행계획서와 중점과제 추진 실적 현황, 중점과제 추진 현황, 그리고 평소 결재하고 보고받았던 각종 보고서와 품의서 등의 자료를 활용할 수 있으며, 필요시 사내. 외 해당 업무와 관련된 사람의 의견을 청취합니다. 

 

3) 정기 중간점검 면담 3단계_면담 실시

 

면담 3단계는 면담을 실시하는 단계입니다. 3단계에서, 리더는 GROW코칭 단계별 대화법을 이용하여 면담을 진행합니다. 리더는 먼저 성과목표를 재인식시킵니다(G:Goal). 이어서, 리더는 목표추진 상황, 즉 진척도나 업무수행 상 어려움은 없는가를 파악합니다(R:Reality). 다시 이어서, 리더는 발전적 대안을 모색합니다(O:Option). 구체적으로, 리더는 문제 해결을 위한 부하의 의견을 청취하고 해결방안에 대한 토론을 통해 합의를 이끌어낸 후 해결방안의 실행을 위한 실행계획을 협의하고 확정합니다. 끝으로, 리더는 추가 지원사항이 있는지 확인하고 다음 미팅을 약속하면서 동기부여로 면담을 마무리합니다(W:Will). 그런데, 면담 과정에서 목표의 수정은 가능한 것입니까? 원칙적으로 목표의 수정은 불가능합니다. 그 이유는 목표 설정은 목표관리 프로세스 중에서 1/3 혹은 1/2의 비중을 차지하는 가장 중요한 단계이기 때문에 팀장이 한두 번 목표를 수정해 주기 시작하면 팀원은 최초의 목표 설정을 쉽게 생각하기 때문입니다. 다만, 목표 달성을 위해서 중점과제의 실행을 위한 실행계획의 수정은 상황에 맞추어 수정하도록 장려해야 합니다. 이런 이유로, 목표의 수정은 경영환경 혹은 업무환경의 변화 그리고 새로운 긴급 현안의 대두 등으로 목표 수정이 불가피할 경우에 한해 예외적으로 허용되어야 합니다. 만일, 부득이한 이유로 목표 수정이 필요하다면, 리더는 부하와 목표 수정을 협의하고 목표(설정서)를 수정한 후 차상위자의 승인을 받습니다. 

 

4) 정기 중간점검 면담 4단계_면담 사후관리

 

면담 4단계는 면담을 사후관리하는 단계입니다. 4단계에서, 리더는 지도, 즉 중간점검 면담 실시 내용을 정리하고 기록하여 부하에게 통보하고 중간점검 면담 일지는 상사와 부하가 각각 1부씩 보관합니다. 중간점검 면담 일지를 각각 보관하는 이유는 중간점검 면담 일지가 추후 최종 평가의 근거로 활용되기 때문입니다. 또한, 사후관리 단계에서 목표가 수정될 경우, 리더는 수정된 목표 설정서 원본을 인사부서에 제출해야 합니다. 특히, 리더는 코칭 결과에 대한 행동변화와 성과변화를 점검하여 추후 코칭 및 지원을 위한 토대로 활용해야 합니다. 이는 코칭이 부하의 성장과 성과향상에 목적을 두기 때문입니다. 

 

3. 맺음말

 

 이상에서, 리더의 목표 실행 점검면담 절차와 방법에 대해서 중간점검 면담의 목적, 중간점검 면담의 종류와 시기, 그리고 정기 중간점검 면담의 절차와 방법 측면에서 살펴보았습니다. 먼저, 리더가 중간점검 면담을 하는 목적은 코칭과 지원을 제 때에 제공함으로써 구성원의 성장과 성과향상을 이끄는 데 있습니다. 다음으로, 중간 점검 면담 측면에서, 수시와 상시 면담은 업무상황을 고려하여 탄력적으로 운영하고, 반면에 정기 점검 면담은 반기 업무 마감 후 실시하는 것이 효과적입니다. 그 이유는 구성원을 년말 평가 시점까지 방치하지 않고 반기 마감 후 일정 시점에 코칭과 지원사항을 적기에 제공함으로써 목표 달성을 이끌 수 있기 때문입니다. 끝으로, 정기 중간 점검 면담은 코칭 프로세스와 같이 4단계, 즉 관찰, 준비, 면담 실시, 그리로 사후관리의 단계로 구성됩니다. 코칭의 4단계는 모두 중요합니다. 그럼에도 불구하고, 가장 중요한 부분은 3계인 면담 실시와 4단계인 사후관리 단계입니다. 그 이유는 코칭의 목적이 상대방의 자주적 문제 해결 및 학습을 통해서 성장과 성과향상을 이끄는 데 있기 때문입니다. 이와 같이, 리더의 실행 점검 면담은 코칭 프로세스와 GROW코칭 단계를 바탕으로 합니다. 따라서, 성과를 내는 리더는 실행 점검 면담의 실행을 통해 구성원의 자주적 문제 해결과 학습을 촉진시킴으로써 구성원을 성장시키고 성과목표를 달성합니다.   끝.

 

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