중점과제 실행시 문제해결 방법론: 문제해결 5단계

1. 개요

 

  초경쟁적인 경영환경은 팀 혹은 개인으로 하여금 완벽하게 중점과제의 실행계획을 수립하고 실행하게 하는 것이 아니라, 최소의 기능 수준에서 실행계획을 수립하고 실행하면서 문제 발생 시 문제를 보완한 후에 중점과제를 전면적으로 실행하는 애자일 방식의 업무추진 방식을 요구하고 있습니다. 이 방식은 소위 '총을 먼저 쏘고, 나중에 대포를 쏘는 업무추진 방식'에 해당합니다. 이런 이유로, 과제형 목표로서의 중점과제는 실행 과정에서 필연적으로 많은 장애물과 마주하게 됩니다. 이와 같이, 중점과제의 실행 시 나타나는 문제는 브레인스토밍 3단계 방법을 이용하여 문제 해결 5단계 프로세스를 실행함으로써 해결됩니다. 따라서, 성과를 내는 리더는 중점과제의 실행에 따른 문제를 해결하기 위해서 문제 해결 5단계 프로세스의 실행에 집중합니다.

 

2. 문제 해결 방법론

 

1) 문제 해결 5단계 프로세스

 

 팀 혹은 개인은 중점과제의 실행계획을 추진하던 중 문제에 직면할 경우 문제 해결 프로세스 5단계를 이용하여 중점과제의 실행계획을 구체화함으로써 중점과제를 전면 실행합니다.

 

 첫 번째 단계는 문제를 인식하고 해결할 주제를 선정하는 단계입니다. 문제 해결 1단계는 "문제가 무엇인가?"를 인식하고 "무엇을 해결할 것인가"를 결정하는 단계입니다. 가령, 생산팀이 납기 준수율을 지표형 목표로, 생산설비 고장시간 단축을 중점과제로 설정하고 실행하던 중 생산설비의 고장이 계속 발생하고 있다는 것을 인식하고 이 문제를 해결하기 위해서 생산설비의 고장 문제 해결을 주제로 설정했다면, 생산팀은 문제 해결 1단계 상태에 있는 것입니다.

 

 두 번째 단계는 문제의 구조화 혹은 문제의 세분화 단계입니다. 즉, 문제 해결 2단계는 브레인스토밍을 이용하여 문제의 세부 유형을 파악한 후 발굴된 문제를 동질성을 가지는 것끼리 그루핑 한 후 문제의 구조를 파악하기 위해서 로직트리를 구성하는 단계입니다. 가령, 생산팀이 생산설비의 고장 문제를 인식하고 개선할 주제를 생산설비의 고장 문제 해결로 결정한 후, 생산설비의 고장 문제를 전기 문제, 점검문제 등으로 고장유형별로 문제를 구조화했다면, 생산팀은 문제 해결 2단계를 실행하고 있는 것입니다. 2단계에서의 문제의 구조화는 3단계 정도로 세분화되는 것이 좋습니다. 이는 문제의 구조화가 3단계로 세분화될수록 문제 해결 3단계에서 핵심 원인의 분석과 핵심과제의 발굴이 가능해지기 때문입니다.

 

 세 번째 단계는 2단계에서 세분화된 문제를 바탕으로 문제의 원인을 분석하여 해결과제를 발굴하고 과제를 구체화하는 단계입니다. 또한, 문제 해결 3단계는 과제를 발굴하고 과제를 구체화하기 위해서 방법론으로써 브레인스토밍을 이용합니다. 즉, 문제 해결 3단계는 세부 문제 유형별로 "3 혹은 5 WHY"질문을 이용하여 "왜(WHY)"를 반복함으로써 문제의 핵심 원인, 즉 핵심 해결과제를 발굴하는 단계입니다.

 

 네 번째 단계는 3단계에서 발굴된 해결과제 중에서 중점 추진 과제를 결정하는 단계입니다. 즉, 문제 해결 4단계는 발굴된 과제들을 효과성, 실행 가능성 등의 평가항목을 이용하여 평가한 후 3개 전후의 중점과제를 선정하는 단계입니다. 파레토는 "20%의 핵심과제가 성과의 80%를 좌우한다"라고 강조하였습니다. 이런 측면에서, 문제 해결 4단계에서 선정된 중점과제는 작은 노력으로 큰 성과를 내게 하는 원동력이 됩니다.

 

 다섯 번째 단계는 실행을 통해서 문제를 해결하는 단계입니다. 즉, 문제 해결 5단계는 머리가 아닌 몸과 마음을 다해서 뛰면서 문제를 해결하고 성과를 내는 단계입니다.

 

2) 문제 해결 프로세스에 사용되는 브레인스토밍

 

 첫 번째 단계는 질문하기 단계입니다. 즉, 브레인스토밍 1단계는 팀 구성원이 "우리가 이 문제를 해결하기 위해서 개선 혹은 보완하여야 할 것은 무엇인가?"에 대해서 질문을 하는 단계입니다.

 

 두 번째 단계는 브레인스토밍을 실시하고 과제를 발굴하는 단계입니다. 즉, 브레인스토밍 2단계는 팀 구성원이 과제를 발굴하기 위해서 브레인스토밍의 기본원칙(비판금지, 질 보다는 양 등)을 준수하면서 아디디어를 많이 생성하는 데에 집중하는 단계입니다.

 

 세 번째 단계는 과제를 구체화하는 단계입니다. 즉, 브레인스토밍 3단계는 발굴된 아이디어 혹은 과제를 대상으로 비슷한 아이디어는 통합하여 중복되는 과제를 제거하고, 실행계획 수준 혹은 구체적 업무활동 수준으로 세분화된 과제와 단순 의견은 제거함으로써 과제의 크키를 통일하며, 애매하고 추상적인 표현은 구체적으로 표현함으로써 과제를 구체화하는 단계입니다.

 

문제해결	브레인스토밍	비고
1단계	1 단계	문제 인식과 주제 선정
2단계	1 단계	문제의 구조화
3단계	2 단계 및 3 단계	과제 발굴과 과제의 구체화

 

3. 맺음말

 

 애자일 방식의 중점과제 추진방식은 최소 기능 수준에서 설정된 중점과제를 우선적으로 실행하면서 문제 발생 시 문제를 보완한 후에 전면적으로 실시하는 업무추진 방식입니다. 이런 이유로, 팀 혹은 개인은 중점과제의 실행 중에 필연적으로 많은 문제에 직면하게 됩니다. 이럴 때, 팀 혹은 개인은 문제 해결 프로세스를 이용하여 문제를 해결할 수 있어야 합니다. 이와 같이, 문제 해결 프로세스는 중점과제의 실행을 촉진합니다. 따라서, 성과를 내는 리더 혹은 팀은 중점과제의 실행 혹은 추진 중에 문제와 마주하게 될 때, 문제 해결 프로세스와 이의 구동 역할을 하는 브레인스토밍을 적절히 활용하여 문제를 해결하고 성과를 향상합니다.   끝.